Guide d’utilisation pratique du Dolibarr

Le Dolibarr fait partie des outils ERP/CRM Open Source destinés à la gestion des activités d’une entreprise. Comme c’est un outil modulaire, il peut s’apparenter aux différents besoins de chaque entreprise. Découvrez dans ce qui suit le guide pratique pour bien utiliser ce logiciel, ainsi que les bons à savoir pour tirer profit de son adoption.

Un outil qui s’adapte à chaque besoin

Afin d’aider les entrepreneurs, les associations ou les indépendants souhaitant gérer efficacement leurs activités, des développeurs de CRM et ERP leur proposent le Dolibarr. Outre sa gratuité, ce logiciel est également modulaire, permettant à chacun d’activer les fonctions dont il a besoin. Il faut aussi noter que ce logiciel est facile à utiliser, à installer et à développer. La seule condition requise c’est de disposer d’une connexion Internet, et d’un minimum de connaissance en PHP pour ceux qui souhaitent développer eux-mêmes leur logiciel.

Un logiciel pour qui ?

Les personnes désireuses de simplifier la gestion de leur activité peuvent utiliser Dolibarr. Cet outil s’adresse à tout un chacun, qu’il soit un entrepreneur, une association ou encore un particulier exerçant une profession libérale. Il est utilisé dans différents domaines, tels que la gestion de personnelle, la gestion de stocks et des commandes, la création d’un annuaire des prospects, la mise en place d’une campagne de mailing et bien d’autres encore.

Comment télécharger Dolibarr ?

Pour télécharger Dolibarr, rendez-vous sur une zone de téléchargement en ligne proposant le logiciel. Vérifiez la configuration requise pour l’installation du logiciel, et choisissez celui qui s’accorde le plus à votre PC ou votre Mac. Vous pouvez également accéder aux extensions et plugin du logiciel en vous rendant sur cet espace.

Comment installer le logiciel Dolibarr ?

Contrairement aux autres projets OpenSource, Dolibarr est utilisable aussi bien pour les développeurs web, et les personnes ne disposant aucune connaissance en langage PHP. Comme il a été conçu dans le but de simplifier la vie des gens, vous pouvez installer vous-même votre logiciel si vous disposez des compétences requises. Dans le cas contraire, vous pourrez utiliser un auto-installateur standard compatible avec la plupart des systèmes d’exploitation existants. A noter qu’avant l’installation du logiciel, il est recommandé d’installer au préalable le navigateur web Mozilla Firefox pour un maximum de confort. Ci-après des explications concernant l’installation de votre logiciel, que ce soit automatique ou manuel.

  1. Installation automatique

L’installation du logiciel Dolibarr peut être effectuée automatiquement, à condition d’avoir un système d’exploitation compatible avec la version du logiciel ou de son extension. Vérifier la version de votre système d’exploitation si elle est compatible avec le logiciel que vous avez téléchargé. Cela est indispensable pour que les dépendances soient prises en compte par votre système.

  1. Installation manuelle

Cette étape est la plus préconisée pour l’installation du logiciel. Si vous avez un minimum de connaissance en administration web, vous n’aurez aucun mal à suivre les directives ci-dessous pour installer manuellement votre logiciel Dolibarr. Voici donc les étapes à suivre pour installer et configurer votre logiciel :

-Téléchargez le logiciel

-Choisissez le serveur web sur lequel l’application sera utilisée

-Cliquez sur le bouton d’installation afin d’afficher l’assistant

-Définissez si vous souhaitez installer une icône de raccourci sur le bureau ou non

-Lancez l’assistant afin d’installer les composants nécessaires au fonctionnement du logiciel. Une fois l’installation terminée, les paramètres vont s’afficher pour cette première utilisation du logiciel Dolibarr.

-Changez le mot de passe de la base MySQL

-Démarrez les composants nécessaires à Dolibarr avant de poursuivre votre installation. Dans certains cas, Windows va vous demandez si vous souhaitez débloquer le Programme Apache, alors, cliquez sur bouton « Débloquer » pour que tous les composants du logiciel soient installés

-Choisissez la langue par défaut que vous souhaitez utiliser avant de passer à l’étape suivante et lancez la vérification pour savoir si tous les composants de votre logiciel sont fonctionnels

-Terminez l’installation pour lancer Dolibarr et le paramétrer en fonction de vos besoins. Retapez votre mot de passe de MySQL

-Poursuivez la configuration de votre logiciel, cela peut prendre quelques minutes mais une fois cette étape effectuée, Dolibarr vous indiquera que la création de votre base de données s’est bien déroulée

-Créer un compte administrateur avec votre login et mot de passe, tout en prenant soin de bien les retenir puisqu’ils vous seront demandés à chaque fois que vous utilisez votre logiciel

-Une fois toutes ces étapes accomplies, vous pourrez accéder à l’interface web Dolibarr à l’aide de votre login ou de votre mot de passe. Tout est prêt pour que vous utilisiez efficacement votre logiciel en fonction de vos besoins.

Comment configurer le logiciel Dolibarr ?

La force de Dolibarr réside dans le fait qu’il s’adapte à tous les besoins grâce à ses différents modules. Pour cela, il est important de le configurer en fonction de votre activité, en renseignant les informations nécessaires pour gérer votre activité. Voici les étapes à suivre pour la configuration de votre logiciel :

  1. Configurez votre société

-Lancer Dolibarr en cliquant sur l’icône sur votre bureau

-Renseignez votre compte administrateur pour accéder à votre interface utilisateur

-Configurez votre société en cliquant sur le Menu qui se trouve à gauche de votre écran. Précisez les informations concernant votre société, à savoir le nom de l’entreprise, sa raison sociale, ses coordonnées et bien évidemment son siège social. Ce point est important puisqu’il influe sur certains modules. A noter que la configuration de votre société vous permettra de configurer vos documents commerciaux tels que factures, devis, bordereaux de commandes …

  1. Configurez les modules en fonction de votre activité

-Cliquez sur « Modules » pour l’activation ou la désactivation des modules du logiciel Dolibarr

-Sélectionnez les modules dont vous avez besoin. Les voyants sur les modules que vous avez sélectionnés deviennent verts. A noter qu’il existe des modules principaux et des modules complémentaires, alors à vous de les choisir selon vos besoins

-Une fois activés, vos modules seront affichés sur la barre de menu en haut. Il vous suffit tout simplement de cliquer sur un module pour lancer son utilisation. Cependant, il faut noter que certains modules nécessitent une configuration supplémentaire pour être fonctionnel.

-A gauche, découvrez les tâches en rapport avec vos modules afin de pouvoir les réaliser. Pensez à choisir également me gestionnaire de menu configuré en vous rendant sur Accueil-Configuration-Menus.

  1. Vérifier les droits d’utilisateurs

Pour permettre à certaines personnes d’avoir accès à votre logiciel, Dolibarr a mis en place la gestion des droits utilisateurs. Vous pourrez ainsi affecter certaines personnes à un rôle spécifique dans le maniement du logiciel, étant donné que nul autre que l’administrateur ne peut utiliser ce logiciel. Dans ce cas, pensez à modifier les droits d’utilisateurs en fonction de votre convenance. Voici les étapes à suivre pour cela :

-Cliquez sur « Utilisateurs et groupes » qui se trouve à gauche de l’interface

-Cliquez sur votre code utilisateur. Vous pourrez ainsi ajouter d’autres utilisateurs et mettre à jour votre compte Admin

-Cliquez sur «Permissions Utilisateurs » afin de définir les droits des utilisateurs en fonction des modules que vous avez sélectionnés au préalable

-Rendez-vous à l’accueil en cliquant sur n’importe quelle fonction du menu en haut ou à gauche de votre écran

 

Comment utiliser le logiciel Dolibarr pour ses activités ?

Cette partie vous aidera dans l’usage de votre logiciel dans le quotidien en traitant les modules les plus utilisés par les TPE et les PME, à savoir, la proposition commerciale ou devis, la facturation, la gestion des produits et la configuration des TVA.

  • Module Devis

-Configurer le module Devis en l’activant

-Rendez-vous sur l’onglet « Client » ou « Prospect » puis cliquer sur « Créer une proposition »

-Suivez les instructions pour créer votre brouillon et le valider une fois qu’elle soit prête

-Clôturez la proposition dans le cas où le client l’ait accepté

  • Module facturation

Pour vous aider dans la création, la modification, la gestion et le suivi de vos factures clients, ce logiciel dispose d’un module facture. Il suffit juste de l’activer et de le configurer selon vos besoins.

-Activer le module facturation

-Créer votre facture en choisissant parmi les 4 factures déjà disponible sur le logiciel

-Saisissez les informations relatives à votre facture : intitulé, prix unitaire, taux de TVA, quantité, remise au cas où il y en a …

-Valider votre facture. Vous pourrez le modifier en cas d’erreur en cliquant sur « Modifier » qui pour les factures en statut « Non Payés », ou en cliquant sur « Rouvrir » pour les factures en statut « Payés »

  • Module produit

Ce module vous permet de gérer efficacement votre catalogue de produit. A noter que le logiciel vous propose également le module service, dans le cas où vous êtes un fournisseur de service, ainsi qu’un module stock. Voici les étapes pour l’activer :

-Rendez vous sur la page « Accueil – Configuration – Modules »

-Choisissez l’onglet Produit et cliquez sur Activer

-Accédez à la page de paramétrage spécifique en fonction de vos produits, et terminez la configuration. A notez que le logiciel vous propose une barre de recherche pour vos produits, ce qui est pratique en cas de produits nombreux.

  • Configuration des TVA

Avec Dolibarr, il est possible de configurer les taux de TVA applicables. Pour la configuration de votre taux de TVA, vous aurez besoin d’un minimum de connaissance en php :

-Rendez sur la page « Accueil-Configuration-Dictionnaires-Taux de TVA »

-Configurez le taux de TVA, ou mettez à jour les anciens taux en fonction du nouveau taux en vigueur, tout en prenant soin de vérifier si ce taux est activé sur les autres produits

L’association Dolibarr pour répondre aux questions

Afin de répondre à vos questions sur l’utilisation de ce logiciel, l’association Dolibarr vous propose son aide. Ceux sont des professionnels labellisés qui répondent à vos demandes en ce qui concerne les développements sur-mesure, les fonctionnalités principales de l’outil ou les versions disponibles. Pour obtenir vos réponses, vous pourrez adhérer au club Dolibarr créé spécialement par cette association. Le site est également disponible en d’autres langues, notamment l’anglais, l’allemand, l’espagnol, l’italien et le grec.

 

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